中小企業や零細企業では、営業スタッフが請求書の作成・送付や売掛金の回収などを任されていることがあります。営業スタッフはテレアポや訪問商談、各種書類の作成の他に見込み客への情報提供やアフターフォローなど様々な業務を行います。請求書の作成・送付などは経理スタッフの仕事ですが、規模の小さな企業では営業スタッフが様々な業務を行っても問題ありません。事業規模が大きくなって顧客の数や業務量が増えるほど、役割分担の徹底が重要になります。

限られた時間と人員を活用して効果的な営業活動を行うため、多くの企業が導入しているのが営業管理ツールです。営業管理ツールには顧客リストや見積書、日報・週報などを自動的に作成する機能があります。定型的で繰り返し行われる作業を自動化すれば、スタッフの負担が大幅に軽減されます。テレアポや訪問商談のような売上と直接的な関係のある業務に専念できるようになります。

営業管理ツールには顧客と案件に関わる情報やスケジュールを一元管理する機能が備えられています。顧客の数が増えるとスタッフ同士が意識的に連絡を取り合わなければ適切な対応が難しくなります。このシステムを使えば電話やメールで連絡を取り合わなくても重要な情報を共有できます。またスケジュールが一元管理されるので、スタッフ同士が簡単に予定を共有できるというメリットも存在します。

スタッフ個人の負担を軽減するだけでなく、組織の連携を強化し生産性を向上させるために営業管理ツールが重要な役割を果たしています。